Algemene voorwaarden op punt zetten

Wie een overeenkomst aangaat, is gebonden door alle contractuele bepalingen, met inbegrip van de algemene voorwaarden. Bij een factuur zijn deze algemene voorwaarden meestal terug te vinden op de achterzijde ervan. In de volksmond wordt er ook vaak gesproken over de ‘kleine lettertjes’.

Het belang van geldige en aanvaarde algemene voorwaarden wordt door handelaars al eens uit het oog verloren. 

MAAR … zet je schrap

De inhoud van de algemene voorwaarden en de aanvaarding ervan spelen nog steeds een cruciale rol in het resultaat van vele rechtszaken. Zo wordt er bijvoorbeeld nog regelmatig vastgesteld dat de algemene voorwaarden in grote bedrijven niet meer aangepast of in overeenstemming zijn met de actuele wetgeving en rechtspraak.

Wanneer zijn die kleine lettertjes nu van toepassing?

In principe kunnen algemene voorwaarden maar van toepassing zijn wanneer de andere partij er vooraf kennis van kreeg (of kon nemen) en ermee instemde. Echter, wanneer het een factuur betreft schept artikel 25 W.Kh. een wettelijk vermoeden dat de aanvaarde factuur geacht wordt een getrouwe weergave te zijn van de overeenkomst die tussen handelaars is tot stand gekomen. De aanvaarding van de factuur is een essentieel gegeven. De wederpartij-handelaar dient de factuur effectief te hebben aanvaard en aldus niet tijdig te hebben geprotesteerd.

Een checklist, dàt is handig!

De kleine lettertjes roepen een veelvoud van vragen op omtrent de afdwingbaarheid en rechtsgeldigheid zowel langs de kant van de opdrachtgever als langs de kant van de opdrachtnemer.

Onderstaande checklist licht al een tipje van de sluier bij het opstellen van standaardbedingen voor de levering van goederen en diensten:

• Richten de standaardbedingen zich tot een opdrachtgever die goederen en diensten voor handel of nijverheid gebruikt?
• Heeft de opdrachtgever uw voorwaarden getekend met de vermelding “gelezen en goedgekeurd”?
• Geeft de voorzijde van de factuur en/of bestelbon een ondubbelzinnige beschrijving van de te leveren diensten? Minstens moeten zij naar de afspraak of het document verwijzen waarin de overeenkomst wordt beschreven.
• Indien een bestelbon en een factuur wordt opgesteld: zijn de standaardbedingen identiek? Zoniet stelt zich er een probleem van bewijs met de mogelijkheid dat de laatste versie de enige toepasbare zal zijn of geen van beide.
• Het is aangewezen om op de voorzijde van de factuur uitdrukkelijk te verwijzen naar de algemene voorwaarden vermeld op de achterzijde van de factuur.
• Indien de documenten in meerdere exemplaren worden gedrukt (factuurpakket), zijn de voorwaarden op alle exemplaren opgenomen, minstens op deze exemplaren die aan de opdrachtgever worden meegedeeld? 
• Het moet duidelijk zijn of de standaardbedingen exclusief worden opgevat (alleen die voorwaarden zijn toepasselijk op de overeenkomst) zodat alle andere voorwaarden of documenten van de tegenpartij worden afgewezen.
• Wanneer geschiedt de overdracht van eigendom? Wat in geval van gedeeltelijke of gespreide levering?
• Wie draagt risico voor beschadiging of vernietiging vanaf welk tijdstip?
• Is de prijs vast of herzienbaar en zo ja in welke omstandigheden?
• Wordt er niet overdreven voor wat het tarief van schadebedingen en nalatigheidsintresten betreft? Vaak worden de interesten door de rechtbank herleid naar 8 % en het schadebeding naar 10 %.
• Factuurvoorwaarden dienen te voldoen aan de eisen van tegenstelbaarheid (leesbaarheid, zichtbaarheid en begrijpelijkheid)
• Welke rechtbank is bevoegd?

De hierboven opgesomde voorwaarden geven slechts enkele basisgegevens aan die nuttig kunnen zijn. Zij moeten hoe dan ook steeds aangepast worden aan de eigen aard van de transactie.

Vragen over algemene voorwaarden of hulp nodig bij het opstellen ervan, contacteer ons!

Edwin Bellis & Ine Smisdom